Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

gültig ab 01. Mai 2021

Mit diesem Datenschutzhinweis informiert die Abteilung VST/F Fremdsprachenmanagement als Sprachendienst der Marke Volkswagen Pkw (im Folgenden: „wir“ oder „uns“) Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf Sie beziehen, insbesondere zu Ihrer Person (etwa Name, Kontaktdaten) und zu Ihrem Beruf.

Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.

1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg

2. Ihre Ansprechpartner

Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte

Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte und weitergehende Informationen finden Sie auf der folgenden Webseite:
https://datenschutz.volkswagen.de

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG

Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg

https://datenschutz@volkswagen.de

3. Datenkategorien und Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
3.1. Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu Dolmetschern und zu Übersetzungsdienstleister. Daten, die wir im Rahmen der Aufnahme Ihrer Bewerbung in einen Bewerber-Pool sowie für die Aufrechterhaltung der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung über die Abwicklung bin hin zur Beendigung eines Vertrags) von Ihnen erheben, insbesondere zu Dolmetschern

• zu Ihrer Person bzw. zur Person Ihrer Mitarbeiter in gewissen Funktionen (bspw. Qualitätsmanagement-Beauftragter) , etwa Name, Kontaktdaten; speziell und ausschließlich für den Zweck der Akkreditierung von Dolmetschern und mit deren ausdrücklichen Einwilligung: Lichtbild, Passkopie, Autokennzeichen;

3.2. Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke

Die Daten, die wir im Rahmen der Aufnahme Ihrer Bewerbung in einen Bewerber-Pool sowie für die Aufrechterhaltung der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung über die Abwicklung bin hin zur Beendigung eines Vertrags), verarbeiten wir

• zur Vorbereitung und Durchführung der Geschäftsbeziehung;
• um die Kommunikation zwischen uns und Ihnen zu ermöglichen (bspw. für Informationen zu Aufgaben, Zielen und gemeinsamem Handeln, zur Einberufung von Besprechungen, zur Unterstützung durch Rat und Auskunft)
• um unsere sonstigen Aufgaben als Sprachendienst zu erfüllen (bspw. Durchführung von Qualitätsbewertungen und Audits, Beratung von Projektmanagern/Übersetzern/Revisoren/Dolmetschern, Kontrolle der Einhaltung der vereinbarten Termine, Zusammenstellung von Dolmetscherteams).

3.3. Wir stützen die Datenverarbeitung auf die folgenden Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die sich auf Ihre Person oder Ihren Beruf beziehen, ist Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b Datenschutzgrundverordnung (Verordnung EU 2016/679, kurz „DSGVO“), der eine Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags gestattet. Die vertraglichen Verpflichtungen werden wesentlich durch die Rahmenvereinbarung einschließlich ihrer Anhänge in der geltenden Fassung bzw. Rahmenvertrag (AZ Auftrag Zentrale) konkretisiert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist darüber hinaus Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DSGVO, der eine Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen zulässt, sofern diese erforderlich ist und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Berechtigte Interessen in diesem Sinne liegen insbesondere vor, soweit wir die Daten im Rahmen der Wahrnehmung der uns organisatorisch zugewiesenen Aufgaben verarbeiten, etwa um Sie zu informieren.

4. Übermittlung an Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen an Dritte, um uns bei der Erfüllung bestimmter organisatorischer Aufgaben unterstützen zu lassen.

So gibt es bspw. den Einsatz von Externen bei der Auftragsabwicklung, Beauftragungen zur Evaluierung der Übersetzungsqualität nach SAE-Norm J2450, zur Durchführung von Veranstaltungen, für Wartungs- und Supportdienstleistungen und für Akten-/Datenträgervernichtung. All diese eingesetzten Unternehmen haben ihren Sitz in Deutschland.

Außerdem kommen Dritte mit Sitz in Deutschland in Kontakt zu Ihren Daten durch den Einsatz verschiedener Projektmanagement-Softwares. Auch dieser Software-Nutzung liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag zugrunde.

4.1. Projektmanagement-Softwares: Plunet BusinessManager und SDL Trados GroupShare

Wir setzen u.a. Plunet BusinessManager und SDL Trados GroupShare als Projektmanagement-Software ein.

Die Veränderungen bezüglich des Datenschutzes und der Sicherheit beruhen auf der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung. Die neue Richtlinie, die ab dem 25. Mai 2018 nach zweijähriger Übergangsfrist vollständig wirksam wird, betrifft alle Personen innerhalb der Europäischen Union sowie Unternehmen, die Geschäfte mit EU-Bürgern machen. Insgesamt wird der Schutz personenbezogener Daten durch den Ausbau der Informationspflicht, der Datenminimierung und -löschung weiter verstärkt. Dabei werden Komfortfunktionen eingeführt, die Benutzern aufwendige manuelle Eingaben ersparen. Folgende Punkte zählen im Plunet BusinessManager dazu:

• Sollen künftig neue Kontakte angelegt werden, müssen die betroffenen Personen informiert werden. Dies erfolgt durch eine neue E-Mail-Vorlage, die automatisch verschickt wird, sobald ein neuer Kontakt in Plunet BusinessManager angelegt wird. Den Ort der Kontaktknüpfung kann man bei Belieben ebenfalls mit angeben. Auf diese Weise lässt sich das Anmeldeverfahren, das sogenannte Opt-In, nachvollziehen.
• Benutzer haben jederzeit das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu beantragen. Dabei prüft Plunet, ob es Aufbewahrungsfristen für einzelne Übersetzungsprojekte gibt. Bei offenen Projekten innerhalb der Aufbewahrungsfrist wird die Sichtbarkeit des Kontakts automatisch eingeschränkt, bis nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Kontakt gelöscht werden kann.

In Bezug auf den Aspekt der Sicherheit wurden für Benutzer folgende Änderungen umgesetzt:

• Mithilfe der optionalen Zwei-Faktor-Authentifizierung wird eine erhöhte Sicherheit beim Login sowohl für interne und externe Mitarbeiter als auch für eigene Kunden gewährleistet.
• Der Passwortschutz wurde verbessert. Bei Vergessen des Passworts muss künftig ein Captcha eingetragen werden, um ein neues Passwort anfordern zu können.
• Regelmäßige Penetrationstests durch externe Spezialisten sorgen zudem dafür, dass die Sicherheit der Kundendaten weiterhin garantiert bleibt.

Darüber hinaus verfügt Plunet BusinessManager über eine Vielzahl von Benutzerrechten, die in Rechtegruppen zusammengefasst werden können. So wird sichergestellt, dass Benutzer nur die für die Durchführung ihrer Arbeit erforderlichen Rechte haben.

5. Dauer der Speicherung/Kriterien für die Festlegung der Dauer

Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, richtet sich nach den jeweiligen Verarbeitungszwecken. Die Kriterien zur Ermittlung der jeweiligen Speicherfrist im konkreten Einzelfall sind die folgenden:

• Soweit wir die Daten lediglich für Zwecke der Durchführung unseres Geschäftsauftrags verarbeiten, speichern Wir die Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und Uns;
• Soweit wir die Daten im Zusammenhang mit einem zu erwartenden Gerichtsverfahren verarbeiten, speichern wir die Daten bis zum endgültigen Abschluss des Gerichtsverfahrens oder der Verjährung der gegenständlichen Ansprüche nach Maßgabe der einschlägigen zivilrechtlichen Vorschriften; die Speicherdauer beträgt im Falle der regelmäßigen Verjährung im Regelfall drei Jahre;
• Soweit wir die Daten für Zwecke der Buchhaltung benötigen, richtet sich die Speicherfrist nach den gesetzlichen Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen; die Speicherdauer beträgt im Regelfall zwischen sechs und zehn Jahren.

Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

6. Verwendung von Cookies

Die Volkswagen AG verwendet verschiedene Cookies auf ihren Websites. Cookies sind kleine Dateien, die Konfigurationsinformationen enthalten, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies können grundsätzlich in drei Kategorien unterteilt werden. Es gibt Cookies, die für die Funktionalität der Website unerlässlich sind (sogenannte funktionale Cookies), Cookies, die den Komfort beim Besuch einer Website erhöhen und beispielsweise Ihre Spracheinstellungen (sog. Komfort-Cookies) speichern und Cookies speichern, die verwendet werden, um ein pseudonymisiertes Nutzerprofil (sogenannte Tracking-Cookies) zu erstellen. Im Plunet BusinessManager werden lediglich Sitzungscookies verwendet.

Ein Sitzungscookie wird, während Sie auf einer Website aktiv sind, vorübergehend im Speicher Ihres Computers gespeichert, in dem eine Sitzungs-ID gespeichert wird, z. B. zum Speichern eines Sitzungscookies. Um beispielsweise zu vermeiden, dass Sie sich bei jedem Seitenwechsel anmelden müssen. Sitzungscookies werden bei der Abmeldung gelöscht oder verlieren ihre Gültigkeit, sobald ihre Sitzung automatisch abläuft.

7. Rechte der betroffenen Person

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen AG jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie auf der folgenden Webseite: https://datenschutz.volkswagen.de

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen AG jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter Abschnitt D.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Widerspruchsrecht: Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden Interesse oder Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung genutzt werden, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Ein Widerspruch ist zulässig, wenn die Verarbeitung entweder im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund eines berechtigten Interesses der Volkswagen AG oder eines Dritten erfolgt. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten VerSofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.

Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen.

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

Impressum
Volkswagen AG
VST/F Fremdsprachenmanagement
Brieffach 8087
38436 Wolfsburg
Satnd: Mai 2021